Aprire una libreria è il sogno di molti, in particolare di coloro i quali amano leggere, ma questa decisione, oltre che con la passione personale per il settore librario, deve fare i conti anche con tanti altri aspetti legati all’economia, perché una libreria è soprattutto un’azienda.
Ci vuole, sì, tanta passione ma anche un’idea giusta, originale e che sappia attirare la clientela; ma quello che più serve è avere un piano finanziario capace di riportare l’aspirante librario con i piedi per terra.
1 Che tipo di libreria vogliamo fare?
1.1 Nuove tendenze
Una libreria è, tradizionalmente, il luogo in cui si vendono i libri, ma sono ormai poche le librerie preposte solo a questo scopo. La libreria è difatti sempre più vissuta come luogo di incontro, di socializzazione e di iniziative culturali.
Per questo è bene tenere gli occhi aperti sulle nuove tendenze del settore, ma anche capire se si tratta di fuochi di paglia o di invenzioni long-lasting.
Tra gli ultimi trend più battuti c’è, tanto per fare un esempio, il food and book, una formula che abbina alla ricerca del libro uno spuntino, un piccolo angolo tea-room o coffee-room.
1.2 Laboratori e presentazioni nuove uscite
Non dimentichiamoci i laboratori didattici che potrebbero attirare bimbi e scrittori in erba, ma anche e soprattutto genitori disposti ad assecondare i desideri di acquisto della propria prole. Un target, quello dei genitori interessati alla cultura dei propri figli, che solitamente acquista largamente anche per se stesso.
Certamente utili sono le presentazioni dei libri, portatrici di possibili acquirenti, attirati anche dallo scrittore che, in quell’occasione, oltre a presentare, magari autografa il suo libro andando a incentivarne la vendita.
1.3 Facciamo i conti
Naturalmente, per mettere in pratica le idee da attuare in libreria si deve fare i conti con lo spazio disponibile o, meglio, bisogna ragionare su un gran dilemma: è possibile riservare degli spazi per il caffè, per i bambini e per le presentazioni e le iniziative culturali oppure, se le cose non possono coesistere, sarebbe più opportuno implementare la proposta libraria tradizionale?
Tutto questo ha non solo un impatto sulla tipologia di servizi offerti e/o dispensabili agli utenti, ma anche una valenza economica essenziale per il buon andamento finanziario del negozio. Ogni iniziativa, infatti, può comportare delle spese aggiuntive rispetto a quelle normalmente sostenute; pertanto è bene sempre tener presente il prospetto delle entrate e delle uscite.
È importante sottolineare, inoltre, che una libreria è un’impresa economica a tutti gli effetti e che il suo obiettivo è quello del guadagno: togliere scaffali e libri per tenere corsi, laboratori ed eventi quanto influisce sul fatturato?
In sostanza, “l’angolo svago” non deve diventare un onere, ma integrare l’eventuale guadagno che si ha dalla vendita dei libri, i quali non possono di certo perdere il ruolo di protagonisti altrimenti la libreria si trasformerebbe in altro, con tutte le conseguenze che ciò comporta. È bene ricordare che chi entra in libreria lo fa sempre e comunque per cercare e acquistare un libro!
Dunque, i conti da fare e i fattori da analizzare sono davvero tanti ed è per questo che gli eventuali e molteplici dubbi non sono da sottovalutare.
2 Attenzioni al cliente
2.1 Osservare con discrezione
All’interno della libreria non dimentichiamoci mai di osservare il cliente che si aggira per gli scaffali. Lasciamogli sempre il tempo di ambientarsi. Solo se ci accorgessimo che è sprovveduto o perso tra i mille volumi, con molto tatto potremmo avvicinarci e chiedergli se ha bisogno di aiuto. Mai accostarsi prima che si sia messo a proprio agio: è psicologia!
2.2 Fidelizzare
L’attenzione al cliente è la prima cosa. Infatti, accompagnarlo alla ricerca di un testo per lui o per un probabile regalo fa sì che torni a servirsi da noi.
Aprire una scheda a suo nome con i suoi recapiti telefonici ed email lo farà sentire considerato; inoltre, può essere molto utile annotare e categorizzare le aree di interesse di ogni cliente. Creare una banca dati dei nostri utenti ci consentirà facilmente di fare diverse operazioni; per esempio, gestire gli ordini di libri (se un testo al momento non è disponibile ci si deve mettere a disposizione del cliente per fare in modo che lo abbia in breve tempo), o informarli sulle nuove uscite o sulle iniziative che concretizzeremo in libreria.
È nell’esperienza di tutti, inoltre, possedere tessere mediante le quali accumulare punti e, così, ottenere vantaggi in termini di sconti sugli acquisti successivi una volta raggiunte certe soglie di punteggio. Alcune di tali tessere, per i clienti più “sicuri”, presentano persino la possibilità di prestare un certo credito (ricaricabile) da restituirsi poi man mano.
Si tratta di alcuni dei diversi modi che una libreria adotta per fidelizzare il cliente.
2.3 Alcuni trucchi
In questo settore la filosofia del “mordi e fuggi” non funziona. Bisogna attirare il cliente con ogni espediente. Va trattenuto con tutti i comfort possibili: l’ambiente deve essere accogliente, possibilmente silenzioso e favorire la lettura e la concentrazione durante la ricerca di quel che si vuole. I libri devono essere a portata di mano ed esposti, per quanto possibile, con la copertina in bella vista.
Il cliente deve poter trovare velocemente il libro che sta cercando (i criteri di ordine della libreria devono quindi essere intuitivi e immediati) e deve sentirsi libero di visionare i volumi con facilità. Alcuni testi vengono avvolti nel cellophane poiché la loro struttura e il costo elevato suggeriscono di preservarli dall’usura, ma se un cliente chiedesse di visionarli, l’involucro potrebbe essere aperto. Nel caso poi non fossero venduti, è consigliabile metterli bene in vista per facilitarne e accelerarne la vendita, a meno che non si sia dotati della macchina incellofanatrice. Certo, sarebbe preferibile lasciare tutti i libri senza cellophane: si rovinano con maggior velocità, ma si vendono più facilmente (soprattutto se si tratta di esemplari con immagini accattivanti).
In ogni caso, lasciamo che il cliente sfogli un libro: probabilmente ha necessità di capire se è quello che cercava. Dopotutto anche un capo di abbigliamento si prova prima di essere acquistato!
3 Libri che vengono, libri che vanno
3.1 Distributori, grossisti e altri canali
Come arrivano i libri in una libreria?
Chi fa da tramite fra editore e libraio è l’agente o il rappresentante dei distributori. Questi offrono alle case editrici il servizio di “piazzare” i loro libri nelle librerie, attraverso la capillare rete di agenti che le visitano periodicamente, presentando le “novità”, i libri in catalogo e aiutando il libraio nel rifornimento. Il libraio quindi ordina questo o quel libro di tale editore attraverso il distributore di cui l’editore stesso si avvale.
Come funziona il meccanismo?
Il distributore ha una propria rete di rappresentanti. Questi ricevono le schede di presentazione dei libri delle case editrici che il distributore rappresenta e, con tali schede, organizzate in un apposito album, girano le librerie della zona loro assegnata e stringono accordi con i librai. A seguito dell’informatizzazione, i distributori (non sempre con entusiasmo dei librai, specialmente di quelli più anziani) stanno iniziando a effettuare una politica di informazione solo (o prevalentemente) per email e tramite Intranet.
In ogni caso, è attraverso questo procedimento che il libraio effettua la scelta dei libri e delle loro quantità da mettere in vendita nel proprio negozio. Tale scelta è molto importante perché deve rispondere alle aspettative dei potenziali lettori. L’ordine ai distributori deve essere oculato e la stessa quantità di un ordine è molto rilevante: deve essere fatta stimando le aspettative dei lettori e il target di riferimento del territorio in cui sorge la libreria, anche per evitare macchinose e inutili perdite di tempo con le rese, vale a dire con quanto deve essere poi restituito al distributore e successivamente all’editore perché invenduto.
Attraverso il distributore, il libraio può ordinare le “novità”, ovvero i libri nuovi nel catalogo di un editore e che il libraio prenota generalmente un paio di mesi prima della loro uscita; può anche ordinare i “volumi in catalogo”, cioè i libri già presenti sul mercato nelle loro ristampe e/o nuove edizioni e, infine, può fare i “rifornimenti”, ovvero ordinare altre copie di quei libri, generalmente usciti da poco, che ha già esaurito in negozio.
Per fare i propri ordini, il libraio non deve necessariamente attendere che il rappresentante dei distributori delle diverse case editrici vada a fargli visita: può rivolgersi anche individualmente ai grossisti. Uno dei più noti e maggiori in Italia è Centro libri Brescia (ma ne esistono altri, anche di minore grandezza) che tratta la gran parte delle case editrici. Ci si riferisce a distributori all’ingrosso di prodotti editoriali che mettono a disposizione il proprio magazzino, nonché informazioni sulle novità in uscita, sui servizi commerciali e sulle soluzioni informatiche gestionali. Generalmente il libraio può accedere ai servizi offerti da tali grossisti direttamente attraverso Internet e ordinando i libri: ciò che serve nelle quantità che necessitano.
Naturalmente di tali grossisti il libraio diventa un cliente e, come tale, deve concordare le condizioni per quanto riguarda il pagamento dei suoi ordini, la gestione delle rese e così via. Queste condizioni possono essere diverse da grossista a grossista, così come lo sono da distributore a distributore.
Il libraio si serve del grossista per avere il più possibile il controllo del proprio magazzino. Rispetto al singolo distributore, infatti, dal grossista si trova a disposizione un maggior numero di case editrici e gli diventa più semplice gestire gli ordini a seconda delle esigenze precipue del proprio punto vendita. Per esempio, se di una tale casa editrice gli interessa un solo titolo, potrà acquistarlo abbastanza facilmente, inserendolo in un cumulativo di ordini; può capitare, invece, che con il distributore ciò non possa avvenire perché c’è un minimo di ordini di uno stesso editore da rispettare con lui.
I canali del grossista e quello del distributore sono comunque complementari tra loro, non necessariamente l’uno esclude l’altro: se di solito ci si affida al distributore, in caso di emergenza, quando per esempio mancano pochi libri, si può fare un ordine dal grossista e colmare la lacuna.
Di solito chi ha fatturati più modesti preferisce rivolgersi al grossista, visto che la gestione, soprattutto con le rese, è facilitata.
Alcuni librai si servono anche di altri canali di distribuzione su Internet, come Amazon, Ibs, ecc. Questo per approfittare dei loro sconti talvolta molto alti. Sono però canali utilizzati solo sulla vendita sicura poiché quasi mai è ammessa la resa.
Il metodo di approvvigionamento della libreria dipende quindi dal libraio, da come vuole gestire il proprio negozio, da ciò con cui si trova maggiormente a proprio agio, dalle condizioni che ritiene più vantaggiose e dalle esigenze a cui via via deve rispondere.
Va anche aggiunto, riguardo a questo tema, che non tutte le case editrici riescono ad avvalersi di un distributore. Questo, infatti, richiede una percentuale sulla vendita alle librerie (almeno il 10%, mentre al libraio rimane circa il 30%), esige spesso una programmazione ferrea e può anche richiedere l’esclusiva, privando dunque l’editore della possibilità di effettuare vendite dirette o per altri canali o, ancora, può richiedere un pagamento fisso nel caso che i librai ordinino pochi libri dell’editore che rappresenta.
Il distributore, quindi, rappresenta per l’editore, in modi e misure diverse, un vincolo, nonché una spesa che non è detto possa permettersi, soprattutto se si tratta di un editore di modeste dimensioni.
Quando un editore non ha una distribuzione, si presenta alla libreria in maniera diretta, spedendo le schede per posta o per email. In questo modo, si abbatte il costo del distributore e anche il libraio ha una sua convenienza: la percentuale per se stesso, infatti, è, in tale modo, solitamente più alta, raggiungendo anche la soglia del 40%.
Va però detto che anche i grandi editori si avvalgono spesso della distribuzione diretta, ma qui il discorso, dal punto di vista economico, cambia. Essi hanno tanti e tanti libri (spesso di qualità) che il libraio non si farà di certo scappare (perché sa che ha alte probabilità di venderli), ma la percentuale per lui sarà spesso più bassa (si riduce talvolta anche al 20%).
3.2 Far quadrare i conti
Giunti in libreria, i libri sono pronti per essere venduti. Ciò, è vero, dipende in gran parte dal cliente, ma se il libraio è stato lungimirante, se ha saputo creare un ambiente accogliente e favorevole alla vendita, se conosce bene il proprio territorio, se è stato capace di analizzarne tendenze e aspettative contestualizzandole nel più vasto “universo” editoriale, allora le sue scelte e le strategie che ha adottato risulteranno premiate; in caso contrario, il libraio farà tesoro dei risultati ottenuti per pianificare strategie migliori per il futuro. Strategia e marketing sono di primaria importanza per la buona economia della libreria.
Quando il libraio fa – in tutti i sensi! – la resa dei conti?
Quando, calcolando il risultato delle vendite effettuate, si rende conto del suo guadagno effettivo (considerando, quindi, anche le spese sostenute per i fornitori a cui si è rivolto per ottenere i libri), sia in termini economici, sia in termini di libri da restituire (le rese, come si è accennato).
Come delineato poco sopra, il libraio fa un certo quantitativo di ordini dai propri fornitori, pagandoli nei tempi e nei modi che avrà pattuito con essi di volta in volta e restituendo loro ciò che è rimasto invenduto. Il meccanismo delle rese, su cui si tornerà anche più avanti, può essere gestito in maniera differente da fornitore a fornitore e risultare più o meno semplice al libraio.
In tale contesto è opportuno annotare una questione di rilevante valenza economica per una libreria: la “tredicesima”. Generalmente, ogni dodici libri ordinati il tredicesimo è offerto in omaggio alla libreria. Ma le copie in omaggio non vengono conteggiate quando il libraio fa le rese. Se il libraio prenota 12+1 copie di una novità e poi ne vende solo 7, nel momento in cui rende al distributore le 6 copie residue se ne vede riconosciute solo 5.
È bene quindi non tralasciare mai nulla: i conti a fine anno non devono essere segnati in rosso!
4 Libere o in franchising?
Sempre più diffuse sono le librerie in franchising dei grandi marchi editoriali, dove non c’è più la mente e la penna del libraio a registrare nomi, titoli e posizioni dei libri sugli scaffali, ma computer e programmi gestionali per catalogare, archiviare, ordinare, classificare, ecc.
Tra i vantaggi di aprire una libreria indipendente c’è sicuramente la maggiore libertà imprenditoriale nell’operare le varie scelte connesse all’attività; ma – ed ecco gli svantaggi – si sappia che decidere di aprirne una propria non ci consentirà di avere un supporto, come invece nel caso delle librerie in franchising, per quanto riguarda la fornitura iniziale, l’assistenza nella gestione, i corsi di formazione, il sostegno nell’attività di promozione e la maggior scontistica.
Con le librerie autonome si ha, quindi, una libertà di scelta manageriale che però deve anche fare i conti con un maggiore rischio imprenditoriale; con le librerie in franchising tale libertà è minore e in alcuni casi quasi nulla, ma ci si può sentire, specie nella fase di avvio, maggiormente tutelati.
Un altro elemento da tener presente è questo: le librerie in franchising che portano il marchio di una casa editrice acquistano i libri della casa madre a condizioni particolarmente favorevoli e vantaggiose (sconto maggiore, tempi di pagamento lunghi, diritto di resa illimitato). Ma le regole sono, ovviamente, assai ferree. Difatti, affiliarsi a un marchio editoriale e aprire una libreria ad esso collegato comporta innanzitutto il pagamento di una fee d’ingresso (generalmente intorno ai 10.000 euro); a questa si aggiungono poi le royalties sui prodotti non forniti dal marchio e bisogna, inoltre, che siano rispettate alcune condizioni: le dimensioni del locale, il numero degli abitanti del territorio in cui sarà ubicato, ecc.
Non è semplice, quindi, in qualsiasi caso, aprire una libreria…
5 Alcune regole basilari
5.1 Premessa
Di seguito ci si sofferma in maniera più approfondita su alcune questioni – in parte già accennate in precedenza – che riguardano il lavoro in una libreria: le complicazioni del mestiere, le cose da tener presenti e alcuni consigli.
5.2 Le rese
Le rese sono il vero grattacapo del libraio. Come funzionano?
Il meccanismo è questo: ciò che il libraio non vende, può provare a restituirlo al distributore. Questi, nel caso abbia la delega generale (o da prendere volta per volta) dall’editore, decide se e in quale misura accettare la resa e restituirà, a sua volta, l’invenduto all’editore.
L’equivalente del valore economico dei libri resi rientra in libreria sotto forma non di soldi, ma come accredito da utilizzare per l’acquisto di nuovi volumi, decurtato però di una certa parte (circa il 2% del prezzo di copertina).
Questa sorta di diritto di resa esiste quasi sempre per i libri in catalogo; è necessario però, come accennato, ottenerne l’autorizzazione, salvo particolari accordi con i distributori che consentono la “resa libera” (cioè che non necessita di detta autorizzazione). Ciò avviene nel caso in cui i volumi vengano venduti al libraio in conto deposito (diventano cioè proprietà del librario solo i libri che effettivamente lui utilizza vendendoli; ciò implica che i libri invenduti a una determinata data vengano restituiti al distributore), ed entro i termini stabiliti con i rappresentanti.
La gran parte degli editori strutturati, però, applica il sistema della vendita in conto assoluto: vende al libraio il libro e se lo fa remunerare dopo aver concordato una certa dilazione di pagamento (che in molti casi è di 90 giorni). Per i libri presi in carico in conto assoluto non c’è, solitamente, diritto di resa, ma sono previsti sconti più elevati particolarmente interessanti. Anche in tal caso, tuttavia, il libraio ha generalmente sempre una certa possibilità di restituzione dell’invenduto.
Cosa accade se il libraio si rende conto di avere un invenduto dimenticato nello scaffale? Ciò comporta il tenersi il libro per sempre, con la sola speranza di venderlo prima o poi. Se, infatti, mentre il libro giaceva abbandonato in qualche angolo del nostro negozio, è andato fuori catalogo, non sarà più possibile renderlo al fornitore, ma il libraio lo avrà intanto pagato ugualmente, senza che a ciò fosse corrisposto un guadagno.
Ecco perché è molto importante fare acquisti ponderati, essenziali alla libreria per evitare inutili giacenze dei volumi invenduti. Controllare il movimento di vendita dei libri è fondamentale e, quando si hanno libri giacenti da troppo tempo, essi vanno eliminati.
5.3 Sistemazione dei libri
Essenziale è la sistemazione accurata, ma semplice e comprensibile, dei libri negli scaffali e negli spazi della libreria. I criteri di collocazione possono essere vari ed è anche possibile far coesistere tra di loro più criteri. Per esempio, si possono ordinare i libri per argomento e/o disciplina e, all’interno dello stesso argomento, disporli per casa editrice e cercando di tenerli in ordine alfabetico per autore.
I criteri adottabili dipendono anche dagli spazi di cui si dispone. Nel caso di spazi molto grandi sarà possibile usare più criteri corrispondenti a diverse “chiavi di ricerca” da parte dell’utente: in tal modo uno stesso titolo potrà venirsi a trovare in più sezioni della libreria; se gli spazi, invece, sono ridotti, allora si potrà optare per parametri meno eterogenei.
In ogni caso, l’ordine degli elementi nello spazio dovrà essere immediatamente comprensibile, tale che l’utente possa coglierlo al primo sguardo, al primo giro nella libreria. Si tratta peraltro di un elemento importante anche per il libraio, che ne gioverà nella ricerca di un testo.
Generalmente, in una libreria gli scaffali principali – ovvero quelli più visibili e/o situati nei pressi della cassa del negozio (dove, per via delle procedure di pagamento il cliente è costretto a soffermarsi) – sono destinati alle novità e ai best seller; tali scaffali subiranno quindi una frequente rotazione dei titoli che ospitano.
A seconda dei casi, poi, si possono anche ipotizzare scaffali dedicati all’editoria locale (editori e/o autori del luogo in cui sorge la libreria).
Una curiosità: alcune librerie ospitano ripiani affittati (quindi, a pagamento) da editori, i quali vi posizionano i libri da loro stampati, senza limiti di tempo e rese.
5.4 Logistica
L’ubicazione della libreria è uno dei termometri che segna quantità e tipologia dei libri da ordinare. Per capirci: una libreria di Cagliari non riempirà uno scaffale di manuali su come comportarsi sulle piste da sci, viceversa una libreria di Aosta esporrà al massimo due volumi che riguardano il surf.
È importante anche dedicare un’ala della libreria ai libri che trattano della regione e della città dove è posizionata la libreria stessa e se la città è turistica non mancheranno le mappe, le cartine e i libri, in varie lingue, che trattano della zona.
5.5 I “gestionali”: il braccio destro del libraio
L’uso di un buon software gestionale che faciliti il lavoro al libraio è di notevole importanza. Ne esistono molteplici.
L’adozione di un buon gestionale permette di affrontare in maniera più efficiente alcune delle problematiche tipiche della libreria e di rispondere contemporaneamente e celermente alle esigenze dei clienti. Per tali motivi deve essere facilmente aggiornabile e non macchinoso.
Uno dei maggiori problemi che il libraio deve affrontare e su cui grande aiuto riceve dal gestionale, è sicuramente quello delle giacenze, ovvero il sapere subito e al momento della richiesta del cliente se il titolo è presente in libreria e in quante copie, se è ordinabile e qual è il settore di appartenenza.
Un’altra funzionalità del gestionale è la possibilità di estrarre notizie e statistiche del livello di vendita di un volume in modo da ottimizzare la fase di riordino. Ciò permette di calcolare il fabbisogno della libreria e di generare in maniera automatica gli ordini da inviare ai distributori o all’editore.
Un gestionale permette quindi di controllare da quanto tempo abbiamo un volume in libreria, se è stato movimentato, quante copie sono state cioè vendute, se è il caso di renderlo oppure se ha ancora le potenzialità per essere venduto.
Permette, altresì, di facilitare anche le procedure legate al pagamento. I gestionali, infatti, sono di solito collegati e integrati al registratore di cassa e consentono, attraverso l’uso di penne ottiche che leggono i codici dei libri, di calcolare e monitorare con semplicità e velocità l’importo totale della spesa del cliente, ottimizzando così anche i tempi di attesa di quest’ultimo.
6 Una conclusione
Le difficoltà intrinseche al lavoro del libraio sono emerse con forza da questo articolo, che vuole offrirsi al lettore come una estrema sintesi, di certo non esaustiva, di tutte le problematiche del mestiere.
Concludiamo confessando che non possiamo non provare un po’ di malinconia e nostalgia per le vecchie e caratteristiche librerie; ma allo stesso tempo la loro moderna struttura, l’assistenza informatica, la velocità di ordinazione e di arrivo dei libri, la facilità di ricerca di titoli e autori e le numerose proposte editoriali presenti sul mercato hanno fatto sì che anch’esse siano diventate delle aziende strutturate, con veri e propri piani di marketing da studiare scrupolosamente e rispettare per il loro migliore successo.
Annalina Mesina
(direfarescrivere, anno XII, n. 122, febbraio 2016) |
