È in distribuzione un nuovo saggio di Paolo Ghelfi, dal titolo Metodi ed esperienze per l’organizzazione, pubblicato da Geva edizioni (pp. 304, € 18,00). Si tratta di un testo pubblicato su impulso di Bottega editoriale. L’obiettivo dell’autore è quello di illustrare in un linguaggio lineare e diretto, anche servendosi di episodi tratti dalla sua esperienza quarantennale nell’ambito delle tematiche organizzative, i metodi e gli strumenti più efficaci per governare i necessari processi di cambiamento, traendone il massimo in termini di opportunità e ottimizzando l’uso delle risorse disponibili, sia in un contesto aziendale, che nella vita privata di ciascuno di noi. Pubblichiamo di seguito, come anticipazione, la Prefazione.
La redazione
PREFAZIONE In questo saggio si parla di organizzazione e di metodi di organizzazione, cioè della capacità e degli strumenti che servono per rispondere alle sfide di un ambiente in continuo mutamento. I riflettori sono naturalmente puntati sul contesto aziendale e sul ruolo basilare che l’organizzazione ha nell’impresa. A tal proposito, basti solo ricordare che il nostro codice civile nel definire l’imprenditore (articolo 2082) lo individua come colui che esercita professionalmente un’attività economica organizzata al fine della produzione o dello scambio di beni o di servizi, ponendo l’accento quindi sull’attitudine di coordinare costantemente i vari elementi che costituiscono un insieme per il conseguimento di un dato scopo.
Ma l’organizzazione non è solo un “fatto” aziendale ed economico, tutti noi, ogni giorno, per motivi di lavoro, di studio o di svago, ci troviamo dinanzi alla necessità di organizzare le risorse (sovente limitate) che abbiamo a disposizione e di innovare i nostri comportamenti. E per renderci ancor meglio conto di quanto essa permei la nostra quotidianità, pensiamo solo a tutte le volte in cui usiamo il verbo organizzare. Organizziamo una vacanza, una cena con amici, una manifestazione, un dibattito, un incontro, un evento, una giornata, le nostre idee.
Organizzare significa anche attitudine a rispondere al cambiamento e l’autore esprime con forza la necessità, vitale per qualsiasi impresa, di gestire l’innovazione, avendo anche il coraggio, se necessario, di andare controcorrente.
Gestire il cambiamento con l’ottica dell’organizzazione non è un vantaggio o un’opportunità, ma un’esigenza imprescindibile, motivata dal fatto che esso è molto più frequente di quanto si possa immaginare. Il cambiamento non va vissuto (come molto spesso avviene) alla stregua di una minaccia da cui difendersi ad ogni costo, rintanandosi nell’abitudine e nell’attaccamento allo status quo, ma va governato proprio attraverso i metodi e gli strumenti dell’organizzazione, cioè tramite la progettazione, la vendita ai ruoli interessati, la negoziazione, la sperimentazione, l’applicazione e la verifica.
«Perché non in altro modo»? Secondo l’autore è questa la domanda cardine dell’organizzazione alla quale occorre sempre cercare di dare una risposta, all’interno di un ambiente lavorativo fatto di confronti, scambi di idee, pareri e soluzioni, per superare la naturale tendenza alla resistenza al mutamento, che molto spesso determina l’affossamento di progetti innovativi perché lontani dal modo in cui si è sempre operato o perché generati in altri ambiti. È questa la sindrome del Not invented here (non inventato qui) che si manifesta proprio con il rifiuto a trasferire nel proprio contesto un’idea nata altrove, considerandola, a priori, non confacente alla propria realtà.
Gli incontri, i confronti, sono tappe imprescindibili per chi si occupa di organizzazione, in quanto tali esperienze sono sempre straordinarie fonti di informazione, a patto che chi le vive sia in grado di avvalersene. E l’informazione, che è nello stesso tempo uno strumento ed un bene, è elemento forte dell’organizzazione, tanto da far dire all’autore che «Chi conosce guida», potendo essere considerata la condizione ed il supporto fondamentale per compiere le scelte giuste, non disgiunta, ovviamente, dall’intuizione imprenditoriale. Questo perché maggiori sono le informazioni di cui si dispone, più ampia è la possibilità di valutare a priori le esigenze che devono guidare una decisione ed i rischi ad essa connessi, in considerazione del fatto che, soprattutto laddove si è in presenza di scelte e progetti che introducono innovazioni, nessuna decisione può essere immaginata come priva di rischio.
I metodi per l’organizzazione vengono “raccontati”, con un linguaggio lineare e diretto, anche attraverso il ricordo delle tante esperienze lavorative vissute in prima persona dall’autore che per oltre quarant’anni ha fatto di questa disciplina il suo “pane quotidiano”, all’interno di grandi aziende, nazionali e non. Ed è proprio il richiamo di queste vicende di “vita vissuta” che, nel fare da sfondo agli elementi di carattere esclusivamente tecnico di tali metodi, li rende assolutamente appetibili ed intriganti anche per chi ha con essi poca confidenza o non li conosce affatto. Metodi per l’organizzazione che pur avendo, in alcuni casi, attraversato quasi mezzo secolo di storia, sono sempre attuali perché un metodo, se valido, è valido in sé ed è del tutto svincolato dal tempo, dallo spazio e dal contesto.
Delimitare il concetto di organizzazione è compito assai arduo e lo stesso autore ritiene di non poterla “ingabbiare” in una definizione in grado di rappresentarne sinteticamente il contenuto, considerando invece più semplice identificarne quegli elementi che la indirizzano, la influenzano e la supportano. Stiamo parlando degli obiettivi, delle persone, della struttura, dei metodi, degli strumenti e delle informazioni.
L’opera è divisa in tre parti: la prima raccoglie alcuni racconti legati a quelle esperienze lavorative dell’autore di cui si è detto (accompagnati da intense testimonianze di colleghi e/o collaboratori); la seconda illustra una serie di metodi e di strumenti organizzativi; la terza, infine, è dedicata alla presentazione di un’indagine sull’organizzazione svolta dall’autore ed ai commenti ad essa relativi, e si conclude con una breve raccolta di aforismi originali.
Nella prima parte, preceduta da un curioso backstage in cui viene presentato uno speciale “dietro le quinte” relativo alla realizzazione di questo saggio, il lettore può lasciarsi accompagnare in una sorta di “viaggio nel tempo”; partendo dai primi anni Sessanta è possibile seguire la nascita, l’evoluzione, il successo e, qualche volta, anche l’insuccesso di alcuni metodi organizzativi e di alcuni strumenti di lavoro presenti oggi in maniera così forte e radicata nella nostra quotidianità tanto da portarci a non interrogarci mai sulla loro origine, sul loro impatto, sul loro immediato (o meno) positivo riscontro all’interno delle aziende in cui vennero adottati per la prima volta e sulle difficoltà che ciò comportò.
E così apprenderà che il progenitore dell’attuale fax si chiamava Telecopier e che nei primi anni Settanta aveva ancora uno scarsissimo utilizzo, nonostante il brevetto, attribuibile ad un orologiaio scozzese, risalisse ben ad un secolo prima. Ma ancor più sorprendente sarà scoprire come questo importantissimo mezzo di comunicazione non ebbe vita facile al suo debutto in alcune aziende italiane, non solo a causa di una tecnologia ancora lacunosa, di linee telefoniche deficitarie e di costi particolarmente elevati, ma soprattutto per una questione di “credibilità funzionale”, e di messa in discussione dello status quo.
Anche la posta elettronica o, meglio, quello che può essere considerato il suo antenato, nei primi anni Ottanta non ebbe un esordio facile, nonostante andasse a colmare le non poche lacune dell’allora più diffuso strumento di comunicazione: il telefono. Oggi l’uso della posta elettronica è talmente naturale e scontato, sia in ambito lavorativo che non, che difficilmente qualcuno di noi si ferma a pensare come e quanto questo strumento abbia rivoluzionato il nostro modo di comunicare, di interagire, di organizzare. L’autore ci dà la possibilità di riflettere proprio su questo, offrendoci un punto d’osservazione privilegiato, perché è quello di chi ha vissuto da protagonista il timido affermarsi e poi l’esplosione di un cambiamento tanto radicale.
Quando, come e perché nasce la banca virtuale? Quali bisogni di quale tipo di clientela si propone di soddisfare? Nel capitolo La banca virtuale: lo sportello in casa, l’autore descrive l’avvento nel nostro paese di questo nuovo modo di “fare banca”, in cui vengono meno le strutture fisiche e le infrastrutture tipiche della banca tradizionale, e dove le risorse umane cambiano ruolo, trovandosi ad interagire con il cliente solo attraverso applicativi tecnologici. Il risultato è quello di un’entità nuova, che non sostituisce ma affianca quella preesistente, in grado di fornire al cliente servizi aggiuntivi, caratterizzati da un elevato grado di fruibilità.
Questi sono solo alcuni degli argomenti affrontati nella prima parte in cui, come abbiamo detto, attraverso un vero e proprio memoriale l’autore ripercorre la storia di numerosi strumenti a servizio dell’organizzazione, tra cui l’Aciot (per la manutenzione degli elaboratori elettronici), l’Arabel (per il recupero automatico dei blocchi errati in lettura), il Sesamo (per l’impostazione per processi), il Gamma (per la gestione amministrativa automatizzata).
Come già accennato, la seconda parte del saggio contiene le schede tecniche di alcuni metodi direttamente sperimentati ed applicati dall’autore, strutturate tutte sulla base dello stesso schema, il che rende particolarmente agevole anche effettuare dei confronti. Ogni scheda, identificata da un titolo e da un’icona che lo sintetizza, accoglie una breve sintesi del tema trattato, alcune riflessioni sui vantaggi e sulle opportunità che lo strumento o il metodo apportano e che sottolineano il perché sia utile avvalersene, alcune considerazioni sui possibili rischi e conseguenze negative cui si può incorrere non applicando tali metodi, alcuni esempi, tratti da esperienze dirette, che hanno lo scopo di chiarire e confermare quanto descritto, alcune considerazioni sugli errori più frequenti che si manifestano nell’utilizzo del metodo, l’invito ad esperienze dirette, tramite esercizi, per accertare la validità delle proposte ricevute e per far propri, attraverso l’applicazione, le tecniche ed i suggerimenti descritti.
Si parte così dalla misura dei fenomeni (intesa come strumento finalizzato alla raccolta dei dati da trasformare successivamente in informazioni utili alla comprensione delle situazioni ed all’assunzione di decisioni) per approdare poi alle tante modalità di rappresentazione degli stessi. Altro strumento utile all’acquisizione di dati ed informazioni illustrato dall’autore è la realizzazione di incontri, le riunioni sono sicuramente la tipologia più diffusa in ambito aziendale dalla cui struttura e dimensione sono certamente influenzate.
Si dà spazio, poi, all’illustrazione delle tecniche del wall charting (ossia di quella modalità che consente di rappresentare un qualunque documento, impiegando qualsiasi sistema, su una parete, su una lavagna o comunque su qualsiasi spazio visibilmente accessibile a tutti i partecipanti ad una data sessione di lavoro), del mind mapping (che consiste nell’avvalersi di una mappa mentale in cui viene evidenziato un concetto principale dal quale partono, con una ramificazione gerarchica, tutti i vari aspetti riferiti al tema principale), dell’analisi Swot (attraverso la quale è possibile mettere in evidenza i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce dell’argomento che si desidera analizzare) e del Map (metodo di rappresentazione dei processi che prende le mosse dall’idea che essi si sviluppano a seguito di qualche evento ed ogni evento è generato da qualche informazione).
Si giunge così all’analisi per processi, ossia a quel metodo che consente di spiegare, documentare e misurare i processi operativi evidenziandone le proprietà e gli aspetti critici, al fine di individuare i possibili interventi correttivi; alla rappresentazione delle caratteristiche e dell’utilità del lavoro di gruppo; alla descrizione della pianificazione operativa, che ha lo scopo di definire e controllare tutte le fasi e le attività di un progetto. La descrizione dei metodi per approdare alle decisioni, per risolvere i problemi individuandone sempre le cause, e per gestire il cambiamento chiude questa seconda parte.
Cosa è per te l’organizzazione? Questo il titolo del sondaggio con cui l’autore si è proposto l’obiettivo di “verificare sul campo” come la gente comune percepisce il concetto di organizzazione; interessante è anche vedere come il sondaggio è stato costruito e come i dati da esso ricavati siano stati variamente rappresentati, in modo da fornire informazioni chiare ed immediate.
L’opera si chiude con una raccolta di aforismi sul tema: il tono pungente e la sottile sagacia che li attraversa non potranno non dilettare il lettore che, anche da essi, trarrà sicuramente spunto per ulteriori riflessioni.
Come abbiamo già avuto modo di accennare, questo saggio vuole essere anche un invito a ricercare ed a cogliere le opportunità di innovazione e di cambiamento. Vogliamo allora concludere riportando alcuni versi del poeta cileno Pablo Neruda, che suonano quasi come un inno al rinnovamento.
«Lentamente muore chi diventa schiavo dell'abitudine, ripetendo ogni giorno gli stessi percorsi, chi non cambia la marcia, chi non rischia e cambia colore dei vestiti, chi non parla a chi non conosce. [...] Lentamente muore chi abbandona un progetto prima di iniziarlo, chi non fa domande sugli argomenti che non conosce, chi non risponde quando gli chiedono qualcosa che conosce. [...]».
Sandra Migliaccio
(direfarescrivere, anno IV, n. 34, ottobre 2008) |
